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La question suivante nous a été posée sur notre page Facebook :

« J’ai une petite entreprise. Comment protéger ou sécuriser mes relations commerciales avec mes clients.

Et par ailleurs, cadrer les relations avec mes partenaires et sous-traitant.
Pourriez-vous traiter de ce sujet ? »

TPE, PME ou grands groupes, toutes les entreprises devraient se poser cette question et – surtout – mettre les contrats idoines en place pour sécuriser l’ensemble de leurs relations d’affaires.

Trop d’entreprises continuent de fonctionner avec des devis (au mieux) et des factures, sans à aucun moment cadrer leurs relations. Ce type de fonctionnement est créateur de nombreux contentieux devant les tribunaux. Pour limiter les contentieux, il convient de s’y prendre en amont.

Ainsi :

• Pour cadrer la relation avec mes clients, je mettrai en place des conditions générales de vente
• Pour cadrer la relation avec mes fournisseurs, je peux mettre en place des conditions générales d’achat
• Pour cadrer la relation avec mes partenaires, il s’agira d’une convention de partenariat, voire d’une charte
• Pour mes sous-traitants, je signerai des contrats de sous-traitance.

De l’utilité des Conditions Générales de vente ou d’achat

S’agissant des Conditions générales de vente, aux termes de l’article L. 441-6 du Code de commerce, « I. – Tout producteur, prestataire de services, grossiste ou importateur est tenu de communiquer ses conditions générales de vente à tout acheteur de produits ou tout demandeur de prestations de services qui en fait la demande pour une activité professionnelle ». La loi en fait – dès lors – un passage obligé.

Cet article poursuit : « Elles comprennent : – les conditions de vente ; – le barème des prix unitaires ; – les réductions de prix ; – les conditions de règlement ».

Ces premières dispositions permettent de sécuriser la relation en termes de paiement des prestations par le client. Néanmoins, il s’agit là de dispositions a minima, pourra également être inséré une clause limitative de responsabilité pour limiter le montant des dommages et intérêts – par exemple – dans le cadre d’un contentieux. Il convient cependant de préciser qu’une telle clause est très encadrée, dès lors qu’elle pourrait être déclarée nulle.

En tout état de cause, au vu des lourdes peines d’amende qui pèsent sur l’entreprise en cas de violation de l’article susmentionné, il est vivement conseillé de faire appel à un avocat pour rédiger ses CGV.

Les Conditions Générales d’achat, bien qu’elles ne soient pas obligatoires, ont également leur utilité dans la sécurisation des relations avec ses fournisseurs ; notamment quand ceux-ci ne disposent pas de conditions générales de vente (dans cette hypothèse ces dernières prévaudront).

Elles auront toute leur utilité en cas d’achats essentiels à l’activité de l’entreprise ; ainsi en est-il des produits manufacturés dont dépendent l’activité de l’entreprise (on pense ici notamment aux clauses essentielles de délais de livraison et de responsabilité).

Convention de partenariat et sous-traitance

Souvent l’entreprise n’intervient pas seule, soit elle fait appel à des partenaires, ou à des sous-traitants.

S’agissant des partenaires, il est important là aussi de sécuriser la relation par une convention de partenariat et de bien définir les rôles de chacun notamment vis-à-vis du client final. Ainsi, pourra-t-on désigner un chef de file. On y prévoira également les modalités de partage de rémunération. Il peut être intéressant, plutôt qu’un contrat de partenariat ou associée à ce dernier, de mettre en place une charte. Celle-ci aura notamment pour objet de définir les valeurs communes.

Une telle convention de partenariat peut également être envisagée quand on entend s’associer, mais qu’on souhaite d’abord une « phase de test » pour s’assurer de l’affectio societatis (la volonté commune unissant plusieurs personnes physiques ou morales de s’associer pour fonder une société et en partager les bénéfices et les pertes). Néanmoins, si le partenariat est envisagé avec une personne physique, des précautions s’imposent quant au statut de ce dernier afin que le contrat ne soit pas requalifié en contrat de travail ; il s’avérera peut-être opportun que ce dernier prenne le statut d’agent commercial ou d’auto-entrepreneur.

La sous-traitance est une opération par laquelle une entreprise (le donneur d’ordre) confie à une autre entreprise (le sous-traitant) le soin d’exécuter pour elle une partie des actes de production et de services dont elle conserve la responsabilité.

Généralement, le donneur d’ordre confie au sous-traitant une partie des travaux qui lui ont été préalablement confiés par une autre entreprise, appelée maître d’ouvrage (la sous-traitance à 100% est interdite).

La Loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance régit les contrats de sous-traitance.

Il est important dans un contrat de sous-traitance, de penser à faire peser sur le sous-traitant les mêmes obligations que le maître d’ouvrage a fait peser sur l’entrepreneur principal (dans la pratique on parle de contrat back to back). Les clauses essentielles seront ici notamment les clauses de délai d’exécution et les clauses de réception / recette.

Face au délit de travail dissimulé, la prudence s’impose.

Il peut être tentant de reprendre des contrats qu’on a vu sur le site d’autres professionnels, mais cette pratique est à EXCLURE et vous risquez là encore de lourdes amendes.

Vous l’aurez compris, il est indispensable dans ce cadre de faire appel aux services d’un avocat.

Le cabinet INWEST AVOCATS ASSOCIES peut vous proposer un forfait visant à établir l’ensemble de vos contrats ; voire même un abonnement annuel pour vous accompagner tout au long de l’année dans toutes vos problématiques juridiques (contractuelles, sociales, concurrentielles, etc…) à un coût maîtrisé. En outre, le cabinet INWEST AVOCATS ASSOCIES mettra bientôt en place un service destinée aux TPE.

Restez à l’écoute…